Od jakiegoś czasu przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Już niedługo korzystanie z tego rozwiązania będzie obowiązkowe dla wszystkich firm. Co to jest e-Faktura, czy jest tym samym co zwykła efaktura i które terminy są ważne dla przedsiębiorców? Sprawdź!
Tego dowiesz się z artykułu:
- e-Faktura (efaktura), czyli faktura ustrukturyzowana – co to jest?
- Czym różni się faktura ustrukturyzowana od zwykłej efaktury?
- e-Faktura – od kiedy obowiązuje i kto musi z niej korzystać?
- Najważniejsze zalety i wady e-Faktur
e-Faktura (efaktura), czyli faktura ustrukturyzowana – co to jest?
🟢 Faktura ustrukturyzowana to elektroniczne rozwiązanie, które ujednolica sposób wystawiania dokumentów sprzedaży. Obsługuje go Krajowy System e-Faktur i to właśnie za jego pośrednictwem przedsiębiorcy będą tworzyć FV. 🟢
Każdy wystawiony dokument ma ustrukturyzowany format XML, czyli jest stworzony i zapisany w konkretnym, identycznym standardzie.
Takie rozwiązanie zostało wprowadzone dzięki projektowi nowelizacji Ustawy Podatku od Towarów i Usług (potocznie Ustawy o VAT), który został ogłoszony 5 lutego 2021 r.
Nazwa tego rozwiązania to e-Faktura lub faktura ustrukturyzowana (a nie zwykła efaktura). Wszystkie dane na tym dokumencie są takie same jak na standardowej fakturze VAT. Plik zawiera więc m.in. dane nadawcy i odbiorcy, termin wystawienia, termin płatności, stawkę podatku, stawkę sprzedaży netto itp.
▶ Przeczytaj artykuł na temat fakturowania: Co to jest faktura VAT i kiedy ją wystawić?
Czym różni się faktura ustrukturyzowana od zwykłej efaktury?
e-Faktura to dokument ustrukturyzowany, wystawiany w formacie XML (w programie rządowym lub wygodnej aplikacji, takiej jak program do fakturowania VKS).
A czym jest efaktura? To zwykła faktura elektroniczna, którą przesyła się kontrahentom online, np. w formacie PDF mailem.
e-Faktura – od kiedy obowiązuje i kto musi z niej korzystać?
W związku z wprowadzeniem e-Fakturowania istnieje kilka terminów. O czym pamiętać i kiedy stosowanie KSeF będzie obowiązkowe? Ważne daty:
- od 1 stycznia 2022 r. do 30 czerwca 2024 r. – okres testowy, możliwość dobrowolnego korzystania z e-Faktur,
- od 1 lipca 2024 r. – obowiązek wystawiania e-Faktur dla czynnych podatników VAT,
- od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek wystawiania e-Faktur dla nievatowców (zwolnionych podatników VAT).
Jak widzisz, całe przedsięwzięcie jest rozłożone w czasie. Już niedługo wszyscy przedsiębiorcy będą obowiązkowo korzystać z systemu KSeF. Docelowo faktury papierowe mają w ogóle zniknąć z obiegu. Pozostaną jedynie faktury w formie elektronicznej, ale tylko te ustrukturyzowane.
▶ Sprawdź artykuł, który może Cię zainteresować: Czynny podatnik VAT – co to znaczy i kto musi nim zostać?
Najważniejsze zalety i wady e-Faktur
Chociaż KSeF wprowadza trochę zamieszania, jego celem jest ujednolicenie sposobu wystawiania faktur i uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Rozwiązanie niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i możliwe problemy. Jakie są najważniejsze wady i zalety stosowania e-Faktur?
✅ Główne korzyści z wprowadzenia e-Faktur:
- ujednolicenie formatu wszystkich faktur,
- większe bezpieczeństwo transakcji, pewność, że każda faktura jest autentyczna,
- łatwiejsze przechowywanie większości faktur (tych, które mają termin 10 lat),
- możliwość większej automatyzacji fakturowania i księgowania,
- możliwość skorzystania z szybszego zwrotu VAT w określonych przypadkach.
❌ Możliwe problemy związane z wprowadzeniem e-Faktur:
- skomplikowany sposób wdrożenia, szczególnie w dużych organizacjach,
- możliwe koszty związane z wdrożeniem e-Fakturowania w firmie.
🟣 Już wiesz, na czym polega KSeF i kto ma obowiązek wystawiania faktur w ten sposób. Księgowe z biura rachunkowego VKS zawsze są na bieżąco ze wszystkimi rozwiązaniami rządu. Jeśli współpracujesz z VKS, zyskasz więc pełne wsparcie również na tym etapie! 🟣
Źródła:
https://krajowysystemefaktur.pl/faktura-ustrukturyzowana/
https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/
https://www.ey.com/pl_pl/tax/e-faktury-ustrukturyzowane-w-pytaniach-i-odpowiedziach
