Czasami przedsiębiorca jest tylko pośrednikiem pomiędzy dwoma innymi podmiotami – np. gdy wynajmuje biura, w których firmy korzystają z prądu, internetu czy innych mediów. W takiej sytuacji sprawdza się refakturowanie, czyli przeniesienie kosztów. Sprawdź, czym jest refakturowanie i w jaki sposób wystawić refakturę!
Tego dowiesz się z artykułu:
- Refaktura – co to jest?
- Na czym polega refakturowanie kosztów?
- Refakturowanie kosztów a VAT i przychód
- Refakturowanie usług zwolnionych z VAT
- Jak wystawić refakturę?
Refaktura – co to jest?
🟢 Refaktura to rodzaj dokumentu, który potwierdza odsprzedaż usług lub towarów na rzecz podmiotu trzeciego. Co ważne, na refakturze widnieje taka sama stawka, jak na fakturze pierwotnej. 🟢
Chociaż jest często stosowanym pojęciem, wcale nie pojawia się w aktach prawnych – nie ma żadnej bezpośredniej, prawnej definicji. Refakturowanie wynika pośrednio z zapisów Ustawy o podatku od towarów i usług (Ustawy o VAT), orzecznictwa oraz interpretacji indywidualnych.
Przykładem może być Pismo z dnia 26 maja 2021 r. o numerze 0112-KDIL1-2.4012.116.2021.2.PG, w którym dyrektor KIS stwierdził:
[…] w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi.
Na czym polega refakturowanie kosztów?
Refakturowanie polega na przeniesieniu kosztów na innego przedsiębiorcę – dokładnie w takiej kwocie, jaka widnieje na pierwotnej fakturze (bez żadnej dodatkowej marży czy prowizji).
Nie chodzi więc o zarobek, a pośredniczenie. To po prostu odsprzedaż towaru lub usługi temu przedsiębiorcy, który rzeczywiście z nich korzysta.
Nie ma konkretnej listy towarów i usług, które mogą podlegać refakturowaniu. W praktyce najczęściej to usługi związane z wynajmem, np. powierzchni biurowej. Wśród popularnych pozycji na refakturach znajdują się:
- media, np. prąd, gaz, internet,
- usługi pocztowe, kurierskie,
- usługi gastronomiczne,
- usługi hotelarskie.
Przykładowo: pan Michał wynajmuje niewielkie biuro, w którym korzysta z prądu, wody oraz internetu. Oprócz opłaty stałej za wynajem powierzchni rozlicza również media według zużycia. Wynajmujący refakturuje dokumenty sprzedaży od dostawców.
Refakturowanie kosztów a VAT i przychód
Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi lub sprzedaży towaru, co często jest równoznaczne z datą wystawienia faktury VAT.
Specjaliści zalecają, aby w razie wątpliwości wystąpić o indywidualną interpretację podatkową dla konkretnej sytuacji (lub grup sytuacji, np. w związku z umową z danym kontrahentem).
Jak wygląda natomiast stawka podatku VAT? W większości przypadków stawka VAT na refakturze powinna być taka, jak na fakturze pierwotnej. Zmiana stawki może się jednak zdarzyć – w zależności od tego, jaką umowę zawarli kontrahenci.
A co z przychodem? Na stronie rządowej (gov.pl) przeczytasz:
W orzecznictwie sądów i organów skarbowych utrwalił się pogląd, że dzień powstania przychodu należy utożsamić z datą wystawienia refaktury. Natomiast w przypadku, gdy strony określą okresy rozliczeniowe, wówczas przychód powstaje w ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.
Refakturowanie usług zwolnionych z VAT
Chcesz zrefakturować usługi nabyte od podmiotu, który nie jest vatowcem ze względu na zwolnienie podmiotowe? Jeśli Twoja firma jest czynnym podatnikiem VAT, na refakturze doliczasz podatek zgodnie z właściwą dla danej usługi stawką. Przy zwolnieniu przedmiotowym stosuje się taką samą stawkę, jak podmiot pierwotny.
▶ Chcesz wiedzieć więcej o podatku VAT? Przeczytaj artykuł: Zwolnienie z VAT (podmiotowe i przedmiotowe) – kto może z niego skorzystać?
Jak wystawić refakturę?
Refaktura wygląda właściwie tak samo, jak standardowa faktura. Na dokumencie, w nagłówku, nie ma wcale nazwy refaktura. Można ją umieścić np. w nazwie usługi / towaru. Dokument zawiera m.in. takie elementy jak:
- numer faktury,
- data wystawienia faktury,
- dane wystawcy i nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- cena netto i brutto,
- wartość podatku VAT.
🟣 Wszystkie rodzaje faktur, również refaktury, wystawisz w programie do fakturowania VKS. Jest intuicyjny i wygodny, dlatego w kilka chwil uzyskasz potrzebny dokument! 🟣
Źródła:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241#4
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
https://ewelinaduleba.pl/wp-content/uploads/2020/02/REFAKTURA.pdf