Artykuł: Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy ją wystawić?
Dodane:
Autor:
Kategoria:

Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy ją wystawić?

Otrzymujesz zapłatę (w części lub całości) jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru? Jeśli Twoim klientem jest inny przedsiębiorca, w wielu przypadkach konieczna jest faktura zaliczkowa. Sprawdź, co to jest za dokument, jak wygląda i co warto o nim wiedzieć!

Tego dowiesz się z artykułu:

Faktura zaliczkowa – co to jest?

🟢 Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, który potwierdza otrzymanie wpłaty jeszcze przed dokonaniem sprzedaży (realizacją usługi, dostawą towaru). Wystawia się ją przede wszystkim w przypadku transakcji B2B, gdy usługa/dostawa odbywa się w innym miesiącu niż wpłata. 🟢

Taki obowiązek reguluje Ustawa o podatku od towarów i usług:

Art. 19a. 8. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy […] obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty […].

Chcesz dowiedzieć się więcej także o innych fakturach? Przeczytaj artykuł: Faktura – co to jest? Rodzaje faktur

Faktura zaliczkowa – kiedy wystawić, a kiedy nie?

Co do zasady fakturę zaliczkową wystawia się w sytuacji, gdy nabywca zapłaci całość lub część kwoty, jeszcze zanim towar zostanie dostarczony lub usługa wykonana.

Obowiązek dotyczy transakcji B2B. Gdy nabywca jest osobą prywatną, także może jednak poprosić o otrzymanie takiego dokumentu. 

Najczęstsze sytuacje, gdy wystawia się fakturę zaliczkową:

  • wpłata zaliczki przed rozpoczęciem realizacji usługi, np. na materiały,
  • wpłata zadatku w celu zagwarantowania dostępności towaru,
  • rozłożenie wysokiej kwoty na raty i oddawanie zlecenia etapami.

Wystawienie faktury zaliczkowej nie jest konieczne, jeśli wpłata części / całości odbywa się w miesiącu dostawy towaru lub realizacji usługi (czyli w tym samym okresie rozliczeniowym). 

Przykładowo: Pan Michał 10 kwietnia otrzymał od swojego klienta zaliczkę w wysokości 200 zł na materiały budowlane. Usługę wykonał 15 kwietnia, czyli w tym samym miesiącu. Nie ma więc obowiązku wystawiania osobnej faktury zaliczkowej. 

Istnieje również kilka dodatkowych wyjątków. Faktury zaliczkowej nie wystawia się w ogóle (nawet jeśli wpłynie zaliczka, zadatek, rata czy całość kwoty) m.in. w przypadku:

  • usług radio- i telekomunikacyjnych,
  • usług uzdatniania i dostarczania wody,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • usług ochrony i dozoru,
  • usług leasingu, najmu, dzierżawy,
  • dostawy i dystrybucji energii.

🔥 Czy wiesz, że… w programie do fakturowania VKS z łatwością wystawisz faktury zaliczkowe i końcowe? Aplikacja jest szybka i intuicyjna!

Faktura zaliczkowa – termin wystawienia

Data wystawienia faktury powinna mieścić się w przedziale:

  • nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty;
  • nie później niż do 15. dnia kolejnego miesiąca po wpłacie.

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Jeśli faktura zaliczkowa obejmuje tylko część całej kwoty (czyli zaliczkę lub zadatek), po realizacji zamówienia wystawia się fakturę końcową. Trzeba to zrobić do 15. dnia kolejnego miesiąca po otrzymaniu reszty zapłaty. 

Faktura końcowa obejmuje przede wszystkim:

  • informacje o wcześniejszych fakturach zaliczkowych,
  • wartość towaru lub usługi pomniejszoną o wcześniejszą wpłatę,
  • wartość podatku VAT pomniejszoną o kwotę podatku na fakturze zaliczkowej.

Faktura zaliczkowa na całą kwotę

Przedpłata może obejmować 100% kwoty. W takiej sytuacji wystarczy wystawić jedną fakturę (końcowa nie jest już wymagana).

Jeśli faktur zaliczkowych jest więcej i gdy całość kwoty zostaje wpłacona jeszcze przed realizacją usługi / dostawą towaru, na ostatniej fakturze umieszcza się też numery poprzednich. 

Co zawiera faktura zaliczkowa?

Dokładny opis zawartości faktury zaliczkowej znajduje się w Ustawie o VAT (art. 106f. 1). Obejmuje przede wszystkim:

  • numer faktury,
  • datę wystawienia,
  • dane sprzedawcy i nabywcy (m.in. nazwa, adres, NIP),
  • informacje o transakcji (m.in. nazwa, cena jednostkowa netto),
  • kwotę podatku zgodnie ze wzorem: wartość zaliczki × stawka podatku / 100 + stawka podatku,
  • kwotę płatności.

🟣 Zastanawiasz się, kiedy i jak wystawić fakturę zaliczkową? Księgowe w biurze rachunkowym VKS pomogą Ci nie tylko w rozliczeniach, ale również wesprą podczas takich wątpliwości! 🟣

Źródła:

https://www.podatki.biz/artykuly/wystawianie-faktur-zaliczkowych-od-1-wrzesnia-2023-r_55_25603.htm

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241#2

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535

https://pep.pl/poradnik/faktura-zaliczkowa-i-koncowa-wszystko-co-powinienes-wiedziec/

Weryfikacja merytoryczna

Marcela Wróblewska

Jestem wykształconą księgową z ponad 12-letnim doświadczeniem w zawodzie. Ukończyłam studia na kierunku finanse i rachunkowość. Moja wiedza, precyzja i zaangażowanie pozwalają mi skutecznie obsługiwać klientów i zapewniać im spokój w kwestiach finansowych.

Najczęściej czytane

zadzwoń

Call Now Button