Faktura VAT to zwykły, podstawowy i standardowy dowód sprzedaży pomiędzy klientami B2B (przedsiębiorcami). Na życzenie trzeba wystawić ją też osobie prywatnej. Sprawdź, co zawiera FV oraz kto i kiedy musi wystawić ten dokument!
Tego dowiesz się z artykułu:
- Faktura VAT – co to jest?
- Krajowy System e-Faktur (KSeF)
- Kto musi wystawiać faktury VAT?
- Kiedy wystawić fakturę VAT?
- Faktura VAT dla osób fizycznych
- Co zawiera faktura VAT?
Faktura VAT – co to jest?
Każda transakcja (sprzedaż i zakup towarów lub usług) zawsze musi być odpowiednio udokumentowana. 🟢 Jednym z najważniejszych dowodów sprzedaży jest faktura VAT, która dotyczy przede wszystkim transakcji B2B (pomiędzy firmami). 🟢 Taki dokument zawiera m.in. dane sprzedawcy i nabywcy oraz cenę sprzedaży.
Aktualnie faktury wystawia się w formie papierowej lub elektronicznej. Niezbędne są dwa egzemplarze, po jednej dla każdej ze stron.
Co ciekawe, słów faktura i faktura VAT można używać zamiennie – dopisek VAT nie jest wcale konieczny na wystawionym dokumencie sprzedaży.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
W 2022 r. pojawił się Krajowy System e-Faktur (KSeF). To państwowy system, który ma usprawnić rejestrację wszystkich dokumentów sprzedaży. Wykorzystuje format XML, by ustrukturyzować faktury. Wszystko docelowo ma więc odbywać się internetowo.
Od stycznia 2022 r. do czerwca 2024 r. stosowanie KSeF jest dobrowolne. Kiedy pojawi się obowiązek korzystania z tego rozwiązania? Obowiązek wystawiania e-Faktur w systemie wejdzie w życie:
- 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT,
- 1 stycznia 2025 r. – dla zwolnionych podatników VAT.
▶ Poczytaj więcej o tym, kto musi być vatowcem: Czynny podatnik VAT – co to znaczy i kto musi nim zostać?
Kto musi wystawiać faktury VAT?
🟢 Faktury VAT wystawiają głównie ci przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT – sprzedając towary lub usługi innym firmom. 🟢
Przedsiębiorca dokumentuje fakturą sprzedaż na rzecz:
- firmy – vatowiec wystawia zawsze, nievatowiec wystawia tylko na żądanie,
- konsumenta (osoby prywatnej) – vatowiec i nievatowiec wystawiają tylko na żądanie.
Ale to jeszcze nie wszystko. Wszystkie zasady znajdziesz na stronach rządowych. Zerknij na fragment poniżej (cytat za Jak wystawiać faktury VAT, biznes.gov.pl):
Faktura VAT dla osób fizycznych
Osoby fizyczne to zarówno przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i osoby bez żadnej firmy. Przeczytasz o tym więcej tutaj: Osoba fizyczna a osoba prawna – definicje i najważniejsze różnice.
Jeśli chodzi jednak o osobę fizyczną nieprowadzącą JDG (konsumenta) – ma ona prawo poprosić o wystawienie takiego dokumentu (do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym doszło do sprzedaży). Zwykle to faktura imienna, która zamiast NIP-u zawiera właśnie imię i nazwisko.
Kiedy wystawić fakturę VAT?
Termin wystawienia faktury VAT jest dokładnie określony w prawie. Standardowo dokument trzeba wystawić maksymalnie do 15. dnia kolejnego miesiąca po dokonaniu sprzedaży. Może to być jednak maksymalnie 30 dni przed dostawą albo wykonaniem usługi.
Istnieją też wyjątki, przykładowo dla usług budowlanych to 30. dzień od dnia wykonania usługi, a dla dostawy drukowanych książek 60. dzień od dnia dostawy.
🔥 Czy wiesz, że… w programie do fakturowania VKS w kilka chwil przygotujesz wszystkie rodzaje faktur? Oprócz standardowej FV są to m.in. faktura VAT marża, faktura zaliczkowa czy faktura VAT RR. Aplikacja jest intuicyjna i prosta w obsłudze. Dokument sprzedaży wystawisz we wszystkich walutach tabeli NBP.
Co zawiera faktura VAT?
Na standardowej fakturze VAT znajdują się podstawowe informacje o sprzedawcy, nabywcy i usłudze lub towarze. Najważniejsze elementy FV to:
- data wystawienia, data sprzedaży,
- numer faktury,
- numer NIP sprzedawcy,
- numer NIP nabywcy,
- inne dane sprzedawcy (m.in. nazwa, adres),
- inne dane nabywcy (m.in. nazwa, adres),
- nazwa towaru / usługi,
- wartość sprzedaży netto i brutto,
- stawka podatku VAT.
🟣 Pamiętaj, że wszystkie faktury wystawisz w programie VKS. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, księgowa pomoże Ci też określić, kiedy przygotowanie tego dokumentu jest konieczne. 🟣
Źródła:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00239#3
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241#1
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
