Być może zaskoczy Cię fakt, że faktura pro forma… nie jest tak naprawdę w ogóle fakturą (w standardowym, prawnym rozumieniu)! Chociaż tak powszechnie mówi się na ten rodzaj dokumentu, wcale nie jest on dokumentem księgowym. Sprawdź, czym jest faktura pro forma, kiedy się ją wystawia i czy trzeba płacić od niej podatek.
Tego dowiesz się z artykułu:
- Co to jest faktura pro forma?
- Kiedy wystawić fakturę pro forma?
- Jak wystawić fakturę pro forma?
- Czy fakturę pro forma trzeba księgować?
Co to jest faktura pro forma?
🟢 Faktura pro forma (inaczej faktura proforma) to dokument, na którym widnieją najważniejsze informacje dotyczące planowanej transakcji (m.in. dane sprzedawcy, dane kupującego, termin płatności oraz kwota do zapłaty za towar lub usługę). 🟢
Wbrew pozorom nie jest dokumentem księgowym, ma wyłącznie charakter informacyjny. Nie odzwierciedla więc żadnej rzeczywistej sytuacji gospodarczej (żadnej rzeczywistej, odbytej już transakcji).
Kiedy wystawić fakturę pro forma?
Takie dokumenty wystawia się przed otrzymaniem płatności (lub jej dowolnej części). Możesz wystawić proformę, jeśli:
- kontrahent potrzebuje potwierdzenia kwoty do zapłaty, np. w celu przedłożenia osobie decyzyjnej;
- chcesz przedstawić zaproszenie do zawarcia transakcji, ofertę handlową na przyszłość.
Takie zastosowanie proformy potwierdza orzecznictwo sądu:
Faktura pro forma to dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym. Faktura pro forma pełni rolę oferty handlowej. Teoretycznie i praktycznie, może się zdarzyć, że faktura pro forma nie pokrywa się z fakturą ostateczną (cytat za https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0111-kdib3-1-4012-67-2022-1-ko-konsekwencje-wystawienia-185193742).
Faktura pro forma nie jest zatem wiążąca dla klienta (czyli nie trzeba jej korygować, np. jeśli klient zrezygnuje lub gdy cena się zmieni).
Jak wystawić fakturę pro forma?
Faktura pro forma wygląda niemal tak samo, jak standardowa faktura VAT. Obejmuje przede wszystkim najważniejsze informacje o transakcji (nazwę, wartość brutto i netto), nabywcy (nazwę, adres itp.) oraz odbiorcy (nazwę, adres itp.), a także datę wystawienia.
Bardzo ważne, by dokument miał odpowiedni tytuł: „Proforma”, „Faktura proforma” lub „Faktura pro forma”.
🔥 Czy wiesz, że… W programie do fakturowania VKS wystawisz wszystkie rodzaje faktur, również popularną proformę? Program jest bardzo prosty w obsłudze, dlatego z łatwością przygotujesz taki dokument dla swojego kontrahenta.
Czy fakturę pro forma trzeba księgować?
Faktur pro forma się nie księguje, nie są podstawą dla przychodów i kosztów. Z tego powodu nie powodują też obowiązku podatkowego (na ich podstawie nie płacisz podatku VAT i podatku dochodowy).
Nawet jeśli wystawisz kontrahentowi proformę, wciąż masz zatem obowiązek przygotowania właściwej faktury VAT, którą trzeba zaksięgować. Pamiętaj więc, żeby wystawić standardową fakturę, gdy wykonasz usługę lub sprzedaż towar. Dopiero wtedy powstaną obowiązki podatkowe.
🟣 Zastanawiasz się, jak i kiedy wystawić fakturę pro forma? Księgowe VKS pomogą Ci przygotować odpowiedni dokument w zależności od potrzeb! 🟣
Źródła:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241#8
https://ksiegowosc.infor.pl/tematy/faktura-pro-forma/
https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0111-kdib3-1-4012-67-2022-1-ko-konsekwencje-wystawienia-185193742